Audit: Apa, Kapan, dan Bagaimana?

 

Mempersiapkan audit eksternal bisa terasa melelahkan, terutama jika ini adalah audit sertifikasi pertama dan Anda tidak yakin apa yang diharapkan.

 

Dalam artikel ini, kita akan dipandu melalui perjalanan audit langkah demi langkah. Kami harap Anda memperoleh wawasan berharga dari pakar yang tepercaya dan menemukan keyakinan untuk dalam mengarungi perjalanan audit perusahaan Anda .

 

Audit sertifikasi Anda, tanpa stres yang berlebihan

Nasihat pertama adalah tarik nafas yang dalam. Pendekatan modern untuk audit dengan badan sertifikasi seperti Intertek, NQA, WQA, TUV, dll. mengarahkan pada hubungan klien-auditor yang menyenangkan daripada hubungan trial-and-error yang menegangkan.

Tujuan auditor adalah membantu Anda merasa nyaman!

 

Sebelum kita mulai: membuat Anda tetap di jalur dari awal sampai akhir

Sangat penting untuk membuat klien tetap update selama proses audit sertifikasi.

Setiap audit dilengkapi dengan laporan lengkap (dengan salinan yang dikirim melalui email kepada Anda untuk referensi), dan nomor audit unik. Angka tersebut menawarkan kejelasan ekstra – jika Anda perlu mendiskusikan audit dengan auditor sistem manajemen atau badan sertifikasi Anda.

Lembaga sertifikasi ISO, yang berada di bawah akreditasi UKAS, memiliki laporan dari setiap audit yang diperiksa oleh Tim Teknis Kantor Pusat. Ini memastikan bahwa semua persyaratan telah ditinjau secara menyeluruh.

Tanpa basa-basi lagi, mari kita mulai melalui setiap tahapan proses audit eksternal.

 

Tahap 1: periksa dokumen Anda dua kali (dan tiga kali lipat)

Tahap pertama – apa pun tujuan audit atau sertifikasi yang dimaksud – adalah tinjauan dokumen. Audit awal ini dapat dilakukan di luar lokasi atau dari jarak jauh, dan memastikan bisnis Anda memenuhi berbagai persyaratan sistem manajemen.

Peninjauan dokumen adalah proses yang sederhana. Auditor menjalankan klausa daftar periksa (checklist), untuk memastikan bahwa Anda memiliki segalanya (dengan bukti untuk menunjukkannya).

Anda mungkin tertarik untuk mengetahui bahwa standar umum sekarang mengikuti Annexe SL , yang memudahkan bisnis untuk menerapkan dan mengintegrasikan berbagai standar. Namun, jangan khawatir, memahami kerumitan Annexe SL tidak diperlukan untuk sertifikasi!

Kiat utama: bangun hubungan kerja yang positif dengan auditor sistem manajemen Anda dengan menyiapkan semua bukti.

 

Tahap 2: membuktikan sistem manajemen Anda berfungsi (setelah 3 bulan)

Tahap selanjutnya adalah audit pembuktian , meninjau sistem manajemen. Pada tahap ini, auditor akan mengambil sampel semua yang dirinci di Tahap 1 untuk memastikan sistem manajemen yang kuat, dengan cukup bukti.

Jangka waktu 3 bulan ini adalah waktu yang cukup bagi Anda untuk mengembangkan ukuran sampel yang memadai. Namun, ini mungkin berbeda – dengan beberapa alasan Tahap 2 terjadi dalam atau setelah 3 bulan termasuk:

  • Sistem pengelolaan sudah matang (< 3 bulan) atau relatif baru (> 3 bulan)
  • Klien menghadapi tuntutan waktu dari pelanggan mereka atau tender tertentu

 

Daftar periksa tinjauan sistem manajemen

Sekarang Anda tahu kapan Tahap 2 terjadi, kita dapat beralih ke beberapa dokumen dan rekaman yang mungkin mereka tinjau. Hal-hal yang mungkin ditinjau adalah:

  • Konteks
  • Manual
  • Profil kepemimpinan
  • Risiko
  • Tujuan
  • Audit internal
  • Tinjauan manajemen
  • Laporan ketidaksesuaian (NCR)
  • Penilaian risiko
  • Keluhan pelanggan
  • Masalah terkait pemasok
  • Timbal balik pelanggan

Bagian audit eksternal juga akan melihat sisi operasional bisnis Anda. Ini bervariasi tergantung pada standar, tetapi sering kali mencakup dokumen dan catatan berikut:

  • Ulasan desain dan pengembangan
  • Tinjauan kontrak untuk pelanggan dan penjualan
  • Verifikasi produk yang dibeli

Tahap 2 juga tidak hanya memeriksa dokumen dan catatan kertas. Auditor sistem manajemen Anda mungkin ingin memeriksa hal-hal berikut melalui penelusuran lokasi:

  • Manufaktur fisik, perakitan, dan layanan
  • Infrastruktur TI dan protokol keamanan
  • Faktor kesehatan & keselamatan dan/atau lingkungan

Jika audit bukti Tahap 2 Anda berhasil, kabar baiknya adalah: bisnis Anda secara resmi disetujui untuk sertifikasi!

Di sisi lain, bisnis Anda mungkin tidak disetujui untuk sertifikasi. Jika hal ini terjadi, auditor Anda akan memberikan rekomendasi dan mengatur ulang audit berikutnya untuk mengonfirmasi implementasi dan apakah bisnis tersebut sekarang memenuhi standar.

TIPS: Gunakan daftar periksa audit di atas sebagai panduan. Anda dapat mengetahui dengan tepat apa yang perlu dipersiapkan untuk auditor Anda.

 

Tahap 3: pemeriksaan check point (setelah 1+ tahun)

Tahap 3 adalah tentang audit pengawasan, yang memastikan bisnis Anda memenuhi standar yang relevan dengan sertifikasinya.

Audit pengawasan menangkap aspek operasional bisnis Anda dengan meninjau sistem manajemen Anda. Tahap ini dibagi menjadi 2 bagian:

  • Pengawasan 1 – kira-kira 1 tahun setelah Tahap 2/sertifikasi
  • Pengawasan 2 – kira-kira 1 tahun setelah Surv 1

Tahap audit pengawasan bervariasi dari bisnis ke bisnis dan standar ke standar. Misalnya, audit pengawasan pertama mungkin hanya berfokus pada X, sedangkan pengawasan kedua memprioritaskan Y. Apa pun itu, auditor Anda akan memberi tahu Anda apa yang diharapkan sebelumnya.

TIPS: Audit pengawasan dapat dilakukan dari jarak jauh atau secara langsung, bergantung pada faktor-faktor seperti lokasi.

 

Tahap 4: sertifikasi ulang (setelah 3 tahun)

Setelah 3 tahun disertifikasi, saatnya bagi auditor sistem manajemen untuk mengunjungi bisnis Anda lagi.

Audit sertifikasi ulang adalah bagian akhir dari siklus audit sertifikasi. Ini kemungkinan akan berlangsung untuk jangka waktu yang sama seperti Tahap 2 (audit bukti), meskipun hal ini bergantung pada:

  • Standar
  • Ukuran bisnis
  • Kompleksitas proses
  • Nomor proses

Sertifikasi ulang terlihat berbeda untuk setiap bisnis, oleh karena itu selalu merupakan ide yang baik untuk tetap berhubungan dengan badan sertifikasi yang memberikan penghargaan. Auditor sistem manajemen Anda akan dengan senang hati memandu Anda melalui persyaratan khusus.

 

Penutup

Demikian panduan kami untuk audit eksternal, termasuk bagaimana, apa, dan kapan. Kami memahami betapa membingungkan – dan bahkan mengintimidasi – audit pertama Anda, tetapi kami harap artikel ini memberi Anda kepercayaan diri untuk mengajukan akreditasi.

Jika bisnis Anda sangat menginginkan sertifikasi dengan komunikasi terbuka, audit yang efisien, dan lebih banyak lagi untuk pengalaman klien yang tak tertandingi? Silakan hubungi kami untuk berdiskusi!

#isocertification #auditiso #tipsaudit #iso9001 #iso140001 #konsultaniso

1 Comment

  • Howdy! Someone in my Myspace group shared this site with us so I came to
    look it over. I’m definitely enjoying the information. I’m bookmarking and will
    be tweeting this to my followers! Terrific blog and fantastic
    design and style.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *